Tyrimai rodo, kad net 26% darbuotojų organizacijose atsisako naudotis nauja ERP sistema. Vartotojų pasipriešinimas yra viena dažniausių priežasčių, kodėl įmonėms sunku pasiekti planuotą investicijų grąžą (ROI) ir efektyvumo rodiklius. Tačiau, ar yra būdų, kaip paskatinti darbuotojus priimti naują sistemą, o ne jai priešintis?
Dažniausios vartotojų pasipriešinimo priežastys
Norint rasti tinkamus sprendimus, pirmiausia reikia suprasti, kodėl darbuotojai priešinasi pokyčiams. Pasipriešinimas nėra darbuotojų nesugebėjimas perprasti sistemos - tai natūrali žmogaus reakcija į didelius operacinius perversmus. Dažniausiai jis kyla dėl pagrįstų nuogąstavimų ir psichologinių veiksnių, susijusių su šiais pokyčiais.
Pagrindinė priežastis yra baimė dėl nežinomybės: neaiškumas dėl naujų procesų, darbo vietos saugumo ar gebėjimo išmokti reikalingų įgūdžių. Kadangi ERP sistemos turi daug gerai žinomų privalumų, tokių kaip automatizavimas ar sąnaudų mažinimas, natūralu, kad darbuotojai nerimauja, kaip tai paveiks jų ateitį įmonėje. Tai ypač aktualu seniausiems darbuotojams, kurie jaučiasi užtikrintai savo darbu bei gerai išmano senąsias sistemas. Naujos sistemos įvedimas gali atrodyti kaip kontrolės praradimas ar net blogiau - kad jų įgyta patirtis taps nebevertinama ir nereikalinga.
Be to, bendras darbo eigos sutrikdymas yra dar vienas svarbus veiksnys. Darbuotojai nerimauja, kad pradžioje jų produktyvumas sumažės, nes nauji procesai atrodys sudėtingai. Todėl dažnai mano, kad jų rezultatai bus geresni, jei dirbs įprastu, jiems pažįstamu būdu. Ne tik tai, bet jei asmeninė ar skyriaus nauda nėra aiški („kas man iš to?“), pasipriešinimas be abejo tik didėja.
Galiausiai, kai kuriais atvejais, ankstesnė neigiama patirtis su prastai įgyvendintais technologiniais pokyčiais taip pat gali sukelti didelį skepticizmą komandoje. Tai gali būti susiję su baime, kad sistema neveiks taip kaip priklauso arba kad jų darbas bus trikdomas, kas dar labiau sustiprina pasipriešinimą.
Proaktyvus požiūris į pokyčių valdymą
Vartotojų pasipriešinimo mažinimas turėtų prasidėti dar gerokai prieš naujai verslo valdymo sistemai pradedant veikti. Pokyčių valdymas yra itin svarbi ERP projektų dalis, todėl verta nuo pat pradžių turėti veiksmų planą.
Pavyzdžiui, ankstyvose stadijose, kai įmonė dar tik renkasi tinkamiausią programinę įrangą, vadovybė jau turėtų pradėti aiškiai komunikuoti apie strateginę šio žingsnio svarbą ir naudą. Ypač svarbi yra skaidri komunikacija: paaiškinkite, kodėl norite šių pokyčių, koks numatomas jų įgyvendinimo laikas, kokie realūs pokyčių padariniai ir kaip konkrečiai tai bus naudinga darbuotojams, tačiau venkite prisižadėti per daug. Tokia ankstyva komunikacija suteikia darbuotojams laiko išsakyti rūpimus klausimus ar nuogąstavimus - parodykite, kad jų atsiliepimai Jums svarbūs ir vertinami. Tai puiki proga išsklaidyti nerimą bei išsiaiškinti sistemos poreikius iš pagrindinių suinteresuotų šalių ir skyrių vadovų.
Kai ERP diegimo projektas pereina į aktyvų įgyvendinimo etapą, pokyčių valdymas tęsiasi per mokymus. Komandos turėtų dalyvauti joms pritaikytuose mokymuose, orientuotose į jų kasdienes užduotis ir scenarijus. Būtų idealu, jei darbuotojai galėtų prisijungti prie demonstracinės sistemos versijos, kurioje išbandytų jos funkcijas ir geriau susipažintų su šia programine įranga. Jei yra internetinių mokymų ar e-mokymosi modulių, darbuotojai taip pat turėtų būti skatinami juos išklausyti. Turint bent mėnesį ar ilgiau susipažinti su nauja sistema, darbuotojai jausis geriau pasiruošę ir pasitikintys savimi. Daugybė klausimų ir abejonių bus išspręsta šių užsiėmimų metu, kas taipogi padės lengviau prisitaikyti prie naujovių.
Pasibaigus ERP projektui, pokyčių valdymo planas pereina į nuolatinio stebėjimo fazę. Analizuojant sistemos naudojimo įpročius ir pagrindinius veiklos rodiklius (KPIs), susijusius su procesų efektyvumu ir vartotojų įgūdžiais, galima nustatyti sritis, kuriose darbuotojams kyla sunkumų. Po kelių mėnesių verta atlikti įdiegimo peržiūras ir darbuotojų pasitenkinimo apklausas - tai padės suprasti užsilikusias problemas ir atrasti galimybių tolesniam sistemos tobulinimui. Taip pat būtina užtikrinti, kad darbuotojai turėtų pagalbos ir palaikymo kanalus, į kuriuos galėtų kreiptis bet kokiais klausimais ar susidūrus su sistemos klaidomis.
Komunikacijos ir lyderystės svarba
Viso ERP diegimo proceso metu, nuo pradinio planavimo iki optimizavimo po paleidimo, išskirtinai svarbūs yra du dalykai: stipri lyderystė ir efektyvi komunikacija.
Lyderių vaidmuo apima aktyvų ir matomą dalyvavimą ERP projekte. Pagrindiniai vadovai turi nuolat palaikyti projekto viziją, užtikrinti, kad jam būtų skiriami pakankami ištekliai, aktyviai šalinti kliūtis, su kuriomis susiduria diegimo komanda ar vartotojai, bei užtikrinti, kad visi vartotojai būtų atsakingi už naujos sistemos įsisavinimą. Jei vadovybė neparodo aiškaus palaikymo šiam projektui, negalite tikėtis, kad likę darbuotojai jį palaikys.
Taipogi, komunikacija viso projekto metu turi būti aiški, nuosekli, pritaikyta skirtingoms auditorijoms (savininkams, vadovams, galutiniams vartotojams) ir, svarbiausia, abipusė. Svarbu aktyviai klausytis darbuotojų nuogąstavimų ir pateikti tikslią informaciją, kuri padėtų juos išsklaidyti. Būkite atviri dėl savo planų ir užtikrinkite darbuotojus dėl jų ateities įmonėje (pavyzdžiui, paaiškinkite, kad procesų automatizavimas leis jiems skirti daugiau laiko svarbesnėms ir įdomesnėms užduotims, o ne taps atleidimo priežastimi).
Stipri lyderystė ir nuosekli komunikacija – tai pagrindas, leidžiantis užtikrinti sėkmingą ERP sistemos diegimą ir darbuotojų įsitraukimą viso pokyčių proceso metu.
Galutinis žodis
Vartotojų valdymas yra didelis, tačiau nuspėjamas iššūkis ERP diegimo projektuose. Geriausia šią problemą spręsti ne prievarta, o taikant proaktyvias, empatiškas ir struktūruotas pokyčių valdymo strategijas viso projekto metu. Vis dėlto, jei pavyks užtikrinti stiprią lyderystę ir efektyvią komunikaciją, sukursite tokį pasitikėjimo pagrindą, kuris leis sėkmingai įveikti pasipriešinimą pokyčiams.
Odoo ERP diegimo partneriai
Kaip verslo savininkas(-ė), Jūs jau turite pakankamai rūpesčių, tokių kaip vartotojų pasipriešinimas naujai sistemai ir pokyčių valdymas. Tad, leiskite likusiais klausimais pasirūpinti mums!
Sertifikuoti Odoo partneriai Lietuvoje ir Suomijoje, Via laurea, yra pasiruošę Jums padėti kiekviename žingsnyje: nuo verslo analizės Workshop’ų ir Odoo diegimo bei vystymo, iki Odoo mokymų ir nuolatinės programinės įrangos priežiūros bei palaikymo.
Registruokitės NEMOKAMAI konsultacijai su mūsų draugiškais Odoo specialistais!
