Visi žino, kad ERP sistemos, dar žinomos kaip verslo valdymo sistemos, įmonėms gali atnešti milžiniškų naudų: optimizuoti procesus, padidinti efektyvumą, sumažinti išlaidas… Tačiau, vos tik palietus šią temą, daugelį verslo savininkų išpila šaltas prakaitas..
Taigi, kodėl ERP sistemos kelia tiek daug nerimo ir ar jis iš tiesų turi pagrindo? Apžvelkime 5 dažniausiai pasitaikančias baimes:
1. “Tai kainuos gerokai daugiau, nei jie sako”
ERP projektai turi prastą reputaciją dėl nuolat augančių kaštų. Tikrai esate girdėję siaubo istorijas apie įmones, kurios ERP diegimui išleido trigubai daugiau nei pradinė kaina… Išgirdus tokius pavyzdžius, visai nenuostabu, kad verslai į šias sistemas žiūri itin atsargiai.
Tačiau iš kur atsiranda tokios išlaidos?
- Paslėpti mokesčiai: kai kurie tiekėjai ar partneriai nėra visiškai skaidrūs dėl savo kainodaros (papildomos išlaidos, apie kurias nebuvo kalbėta, atsiranda po sutarties pasirašymo).
- Pritaikymo (customisation) kaštai: individualiai kuriami sprendimai dažnai yra ta vieta, kur ERP biudžetas gali labai greitai išaugti. Programavimo darbai kainuoja daug, o didelis pritaikytų sprendimų kiekis lemia sudėtingesnius atnaujinimus bei papildomas priežiūros išlaidas ateityje.
Problema yra ne pačiame pritaikyme, o kai jis atliekamas bereikalingai. Standartinė sistema dažnai jau atitinka didžiąją dalį verslo poreikių. Diegimo partneriai, kurie puikiai išmano sistemą, visada ieškos esamų sprendimų, prieš siūlydami pritaikymą.
- Nuolatinės išlaidos (licencijos, palaikymas, atnaujinimai): ERP programinė įranga nėra vienkartinis pirkinys – tai nuolatinis projektas, kuriam reikia reguliarių atnaujinimų ir palaikymo. Tai visiškai normalu bet kuriai programinei įrangai, tačiau verslo savininkai turėtų būti iš anksto informuoti apie ilgalaikes išlaidas ir jas numatyti biudžete.
Via laurea komandoje suprantame, kad ERP kaštai yra viena didžiausių įmonių baimių, tad siekiame užtikrinti pilną kainodaros skaidrumą. Mūsų fiksuotos kainos Odoo diegimo planai yra viešai pateikiami mūsų svetainėje, kartu su SLA palaikymo planais ir apskaitos lokalizacijos moduliais.
Be to, tvirtai tikime, kad standartinė Odoo sistema atitinka daugumos įmonių, ypač MVĮ, poreikius. Jei tam tikros pritaikytos funkcijos ar integracijos įmonei yra būtinos, tikrai jas suprogramuosime. Tačiau, jei galime pasiūlyti ekonomiškesnį sprendimą, visada teiksime jam pirmenybę.
2. “ERP diegimas sutrikdys mano verslo veiklą”
Dar viena didelė baimė – kad ERP sistemos diegimas sustabdys kasdienę veiklą. Verslo savininkai nerimauja dėl sulėtėjusių procesų diegimo metu, didelių sutrikimų ar, blogiausiu atveju, visiško sistemos neveikimo, kuris tiesiogiai paveiks klientus ir, žinoma, pajamas.
Tiesa ta, kad tinkamai įgyvendintas ERP diegimas turėtų atitikti verslui tinkantį tempą. Vietoje vieno didelio paleidimo visoje organizacijoje, įmonės gali diegimą vykdyti etapais, palaipsniui diegiant skirtingas sistemos sritis ir taip užtikrinant veiklos sklandumą.
Pavyzdžiui, Odoo verslo valdymo sistema veikia pagal modulinę struktūrą (t. y. kiekvienas modulis yra skirtas tam tikrai verslo funkcijai). Tai leidžia nusistatyti prioritetus ir plėsti sistemą žingsnis po žingsnio: per kelis mėnesius ar net metus, jeigu reikia.
Be to, prieš galutinį paleidimą (go-live) įmonės visada turi gauti galimybę išbandyti naują sistemą, su realiais įmonės duomenimis, testinėje aplinkoje. Tai leidžia rasti ir pataisyti didžiąją dalį galimų problemų iš anksto.
3. “Mano komanda ERP sistema nesinaudos”
Nė vienas verslo savininkas nenori investuoti laiko ir pinigų į programinę įrangą, kuria naudosis tik keli žmonės, o likusi komanda laikysis senųjų procesų. ERP sistema iš esmės yra visos organizacijos sprendimas, turintis sujungti visus skyrius į vieną platformą, o ne dar labiau juos atskirti.
Tai yra visiškai pagrįstas nuogąstavimas. Verslo valdymo sistemos diegimas dažnai reiškia didelius pokyčius ilgai nusistovėjusiuose įmonės procesuose, o tai darbuotojams tikrai nėra lengva priimti. Iš tiesų, darbuotojų atsisakymas naudotis nauja sistema yra viena pagrindinių priežasčių, dėl kurių ERP projektai gali būti nesėkmingi.
Gera žinia ta, kad šiuos iššūkius galima įveikti su strateginiu pokyčių valdymu. Tai reiškia:
- Įtraukti suinteresuotąsias šalis ir komandų vadovus į ankstyvas diskusijas apie ERP poreikius;
- Iš anksto aiškiai komunikuoti ERP naudą (ne tik direktoriams, bet ir darbuotojams);
- Užtikrinti darbuotojus dėl jų vietos įmonėje (ERP automatizuos tam tikras užduotis, bet jų nepakeis);
- Iš anksto pradėti praktinius sistemos mokymus, pritaikytus kiekvienam skyriui;
- Sukonfigūruoti sistemą pagal vartotojų roles, kad ji neatrodytų pernelyg sudėtinga ir neapkrautų informacija;
- Pasirinkti sistemą su paprasta, patogia ir intuityvia vartotojo sąsaja.
4. “Sistema neatitiks mūsų unikalių verslo procesų”
Nėra dviejų visiškai vienodų įmonių. Būtent todėl verslo savininkai dažnai nerimauja, kad viena ERP sistema negalės prisitaikyti prie jų unikalių darbo procesų ar konkrečios industrijos reikalavimų. O jei ir galės – tam gali prireikti daug papildomų pritaikymo darbų.
Vis dėlto, ERP sistemos yra sukurtos tam, kad būtų lengvai pritaikomos įvairioms industrijoms ir poreikiams. Pavyzdžiui, Odoo sistema yra žinoma dėl savo lankstumo ir standartinė jos versija gali būti konfigūruojama daugybe skirtingų būdų, kad prisitaikytų prie specifinių verslo procesų. Be to, Odoo 19 versija siūlo daugiau nei 100 programėlių jau pritaikytų skirtingoms industrijoms, nuo grožio salonų iki alaus daryklų. Papildomi vystymo darbai reikalingi tik tada, kai jie iš tikrųjų kuria vertę.
Taip pat svarbu suprasti, kad ERP sistema neturėtų pilnai atkartoti dabartinių Jūsų veiklos procesų. Jeigu ieškote ERP sprendimo, greičiausiai norite automatizuoti procesus ir optimizuoti darbo eigas (workflows), o ne tiesiog perkelti esamas į naują platformą. Būtent dėl to mes, kaip Odoo partneriai, dar prieš diegimą vykdome verslo procesų analizės sesijas, kurių metu išsamiai analizuojame Jūsų unikalią veiklą ir padedame rasti optimaliausius procesus.
5. “Kai pasirinksime, būsime įstrigę”
ERP sistemos pasirinkimas – be galo svarbus sprendimas. Tai ilgalaikė investicija, kuri, idealiu atveju, turėtų tarnauti verslui daugelį metų. Ši baimė yra visiškai natūrali ir netgi sveika, tačiau tai nereiškia, kad ERP investicija nėra verta dėmesio. Priešingai, tokia baimė turėtų paskatinti įmones atsakingai įvertinti visas opcijas ir pasirinkti sprendimą, kuris bus toks pat efektyvus po 5 metų, kaip ir šiandien. Vertėtų užduoti sau tokius klausimus:
- Ar ši programinė įranga yra lengvai plečiama (scalable)? Ar ji galės prisitaikyti prie augančių mūsų procesų?
- Ar, atsiradus poreikiui, galėsime pridėti naujų funkcijų ar integracijų?
- Kokie yra talpinimo (hosting) pasirinkimai ir kuris labiausiai atitinka mūsų augimo planus?
- Kokios bus ilgalaikės, nuolatinės išlaidos po diegimo (reguliarios migracijos, palaikymas, licencijos)?
- Kaip dažnai ši ERP sistema turėtų būti atnaujinama ir tobulinama?
- Kokio lygio ilgalaikį palaikymą gausime?
Kalbant apie ERP diegimo partnerius, įmonės dažniausiai nėra “pririštos” prie vieno tiekėjo. Pavyzdžiui, Odoo sistemos klientai gali keisti partnerius, jeigu nėra patenkinti esamų paslaugų kokybe.
Turite abejonių, kurias galėtume išsklaidyti?
Šios baimės tikrai nėra nepagrįstos ir mes, Via laurea, į jas žiūrime itin rimtai. Kiekvieno Odoo ERP diegimo metu skiriame dėmesį tam, kad visos abejonės būtų aptartos atvirai, o projektas atitiktų Jūsų lūkesčius ir poreikius dar iki sutarties pasirašymo.
Jei domitės Odoo sistema, bet vis dar turite klausimų ar dvejonių – esame pasirengę pateikti kuo skaidresnius atsakymus. Susisiekite su mumis nemokamai konsultacijai, be jokių įsipareigojimų:
