ERP (Enterprise Resource Planning) arba verslo valdymo sistemos diegimas, be abejonės, yra didelis pokytis bet kuriam verslui. Ši sistema iš esmės keičia organizacijos veiklos principus, įvesdama visiškai naujus darbo procesus, o kitus pilnai automatizuodama.
Vis dėlto, tokio svarbumo pokytis ne visose įmonėse priimamas išskėstomis rankomis, ypač didelėse organizacijose, kurios turi jau seniai išvystytus procesus. Nemaža dalis ERP projektų žlunga būtent todėl, nes jie neturi reikiamos pokyčių valdymo strategijos.
Baimės susijusios su ERP pokyčiais
ERP sistemos diegimas įneša pokyčių į kiekvieną verslo aspektą, kartais mažiau akivaizdžių už kitus. Tai nėra tiesiog vienos sistemos pakeitimas kita - tai esminis perversmas, paliečiantis procesus, darbuotojų pareigas, įmonės kultūrą... Štai, ką reikia suprasti:
Procesai
Viena iš pagrindinių priežasčių, kodėl įmonės diegiasi ERP programinę įrangą, yra noras optimizuoti ir standartizuoti savo procesus. Tai reiškia, kad darbuotojai turės prisitaikyti prie naujų procesų, o kartais ir visiškai pakeisti tam tikrų užduočių atlikimo būdus.
Kai kurioms komandoms tai gali būti tarsi šlapiu skuduru per veidą: „Kaip suprasti, mes visiškai keičiame savo pirkimų procesą? Juk mes jį tobulinome metų metus!“. Tai sudėtingas psichologinis lūžis, ypač tiems darbuotojams, kurie per daug metų tapo nusistovėjusių darbo metodų ekspertais.
Todėl pirmiausia jie negalvoja apie procesų efektyvumą ar integracijos privalumus. Vietoje to, iš pradžių kyla pasipriešinimas pokyčiams ir nerimas, kad jų sunkus darbas nebėra vertinamas.
Pareigos
Tai, ko gero, labiausiai nerimą keliantis aspektas. ERP sistemos automatizuoja daugybę užduočių, kurios anksčiau buvo atliekamos rankiniu būdu.
Pavyzdžiui, tam tikros apskaitos užduotys, kurios buvo tvarkomos „Excel“ lentelėse ir užtrukdavo ne vieną valandą, dabar gali būti atliktos vos keliais pelės paspaudimais. Mėnesinės ataskaitos, kurias anksčiau vadovai rengdavo rankiniu būdu, nuo šiol bus lengvai prieinamos ir matomos visiems skyriams.
Visiškai natūralu, kad dėl to žmonėms kyla klausimas: „kaip tai paveiks mano pareigas šioje įmonėje?“. Juk jei veikla, kuriai jie skirdavo ištisas valandas, gali būti automatizuota, ar jų įgūdžiai vis dar reikalingi? O jei taip, kokios užduotys užpildys atsiradusį laisvą laiką?
Kultūra
Įmonės kultūros pokyčiai - tai aspektas, kurio daugelis verslų dažniausiai nenumato. Vis dėlto, jie yra lygiai tokie pat svarbūs. ERP sistemos diegimas gali iš esmės panaikinti atskirtį tarp skyrių, nes viskas integruojama į vieną platformą. Tai leidžia komandoms bendradarbiauti vienai su kita daug sklandžiau.
Geresnis bendradarbiavimas ir bendra atsakomybė iš pirmo žvilgsnio gali atrodyti kaip pokytis, kuriame sunkų įžvelgti blogybių. Tačiau organizacijoms, kuriose skyriai yra linkę dirbti uždarai ir atsiskyrus vieni nuo kitų, toks pokytis taip pat gali būti sunkiai priimamas.
ERP pokyčių valdymo etapai
Pokyčių valdymas ERP projektuose reikalauja itin struktūruoto požiūrio. Šis procesas turi prasidėti gerokai anksčiau, nei pradedamas pats diegimo projektas, bei tęstis net jam pasibaigus. Taigi, išskirkime jį į 3 pagrindinius etapus:
Prieš diegimą
Nuo to momento, kai nusprendžiate, kad ERP sistema yra būtina bei pradedate ieškoti tinkamiausio varianto, turėtumėte pradėti kloti ir pokyčių valdymo pagrindus. Tai apima:
- Suinteresuotųjų šalių įtraukimas - Visų pirma, visi pagrindiniai suinteresuotieji asmenys įmonėje (pvz., akcininkai ir vadovai) turėtų palaikyti šį pokytį. Pradėkite nuo ERP sistemos įsigijimo klausimo aptarimo su jais. Užtikrinkite, kad jie yra ne tik „nieko prieš“, bet visiškai palaiko šį sprendimą. Šiame etape svarbu pasiekti aiškų sutarimą dėl programinės įrangos strateginės krypties, reikiamo biudžeto, laukiamų rezultatų, projekto vadovų paskyrimo ir t.t.
- Platesnė komunikacija - Toliau, pradėkite pristatinėti šią temą platesnėms komandoms. Tačiau, užuot naudoję bendro pobūdžio frazes, tokias kaip „tai bus puikus ėjimas“, pateikite jiems aiškius argumentus ir tikslus. Dar geriau - komunikuokite tiesiogiai su konkrečiomis komandomis, padėdami joms suprasti, kaip naujoji sistema galėtų pagerinti jų skyrių. Jūsų iššūkis šiame etape yra nuraminti darbuotojus dėl jų pozicijos ir vertės įmonėje, nelaukiant kol pradės sklisti įvairūs gandai.
Svarbu suprasti, kad komunikacija su akcininkais ir darbuotojais nėra vienoda. Kol įmonės savininkai ir vadovai nori girdėti apie finansinius rezultatus, darbuotojų našumą ir procesų efektyvumą, darbuotojams labiau rūpi pokyčių įtaka jų kasdienėms užduotims.
Kitaip tariant, aiškinti daugelį metų įmonėje dirbančiam sandėlio vadovui, kokią didelę finansinę naudą atneš automatizacija, gali būti netaktiška. Jam gali kilti klausimas, ar įmonė priima šį sprendimą susitelkusi tik į finansus ir nesirūpindama, kaip tai paveiks darbuotojus.
Kuo anksčiau pradėsite komunikuoti darbuotojams apie ERP sistemos diegimą, tuo daugiau laiko duosite jiems išsakyti savo nuogąstavimus arba užduoti rūpimus klausimus. Tai dar nėra “šaukštai po pietų”, o sprendimas, kurio priėmime gali dalyvauti visi.
Be to, darbuotojų atsiliepimai ir patirtys su verslo valdymo sistemomis gali būti itin naudingi aiškinantis sistemos poreikius ir renkantis tinkamiausią programinę įrangą (galbūt vienas iš skyrių vadovų praeitame darbe turėjo puikią patirtį su tam tikra sistema ir atvirkščiai).
Pereinamojo laikotarpio valdymas
Prasidėjus diegimui, pokyčių valdymas pereina nuo pasiruošimo prie aktyvaus palaikymo ir pagalbos. Štai svarbiausi patarimai:
- Etapinis diegimas - Turėkite aiškų ERP projekto planą su apibrėžtais etapais ir terminais. Tai padės užtikrinti struktūrizuotą procesą ir tai, kad darbai visoje organizacijoje būtų atlikti laiku.
- Pagalba - Priklausomai nuo Jūsų verslo dydžio, kiekvienas skyrius turėtų turėti paskirtą asmenį (projekto lyderį), atsakingą už sistemos įgyvendinimą, į kurį darbuotojai galėtų kreiptis iškilus klausimams ar neaiškumams.
- Mokymai - Tinkami mokymai yra privaloma ERP projektų dalis. Jie turėtų prasidėti gerokai anksčiau, nei sistema bus paleista. Net jei sistema yra intuityvi ir lengvai perprantama, mokymai padeda užtikrinti, kad jos galimybės būtų išnaudojamos maksimaliai.
- Nerimas dėl našumo ir įgūdžių - Kol komandos mokosi naudotis naująja ERP sistema, turėkite realistiškus lūkesčius jų produktyvumui šiuo pereinamuoju laikotarpiu. Trumpalaikis našumo sumažėjimas yra visiškai normalus reiškinys, o Jūsų darbuotojai neturėtų jaustis asmeniškai už tai atsakingi.
- Nuolatinė komunikacija - Jei pirmame etape daugiausia dėmesio buvo skiriama pasiruošimui ir lūkesčių formavimui, tai diegimo metu svarbiausias yra informacijos pateikimas laiku ir greitas problemų sprendimas. Komunikacija turi būti strategiška, tačiau skaidri.
Pokyčių palaikymas po sistemos paleidimo
Paleidus naująją verslo valdymo sistemą, pokyčių valdymas dar nesibaigia. Įmonės turi ir toliau stebėti sistemos pažangą bei glaudžiai bendradarbiauti su komandomis, sprendžiant bet kokias naujai iškilusias problemas. Štai, kas svarbiausia šiame etape:
- Rodiklių stebėjimas - Turėkite nusistatytus KPIs (Key Performance Indicators arba Pagrindinius Veiklos Rodiklius), kuriuos galėtumėte stebėti prieš ERP diegimą ir po jo. Tai suteiks aiškesnį supratimą apie projekto investicijų grąžą (ROI) – tiek apčiuopiamą (pvz., finansinę), tiek neapčiuopiamą (pvz., klientų pasitenkinimą).
- Pagalba ir palaikymas - Visada turi būti prieinama techninė pagalba, jei kiltų su sistema susijusių klaidų ar kitų problemų. Jeigu neturite dedikuotų specialistų įmonės viduje, ERP diegimo partneriai paprastai siūlo palaikymo paslaugas.
- Sėkmės įvertinimas - Nenuvertinkite mažų pergalių svarbos! Dalinkitės sėkmės istorijomis tų skyrių, kurie sėkmingai prisitaikė prie naujosios ERP sistemos ir jau mato didelę naudą. Pristatykite savo darbuotojams rodiklius, kurie parodo, kaip didinate procesų efektyvumą ir judate bendrų tikslų link.
- Nuolatinis sistemos tobulinimas - ERP sistema niekada nėra visiškai „baigta“. Ji turi nuolat tobulėti kartu su kintančiais verslo poreikiais, kitaip ji ilgainiui pasens. Reguliariai rinkdami atsiliepimus iš savo komandų, suprasite, kas dar vis veikia gerai, o ko jau trūksta.
Pabaigos žodis
Verslo valdymo sistemos diegimas yra lygiai tiek pat susijęs su žmonėmis, kiek ir su programine įranga. Būtent Jūsų darbuotojus šis pokytis paveiks labiausiai ir būtent jie taps pagrindiniais sistemos naudotojais. Tad, pokyčių valdymas yra nepaprastai svarbi projekto dalis, padedanti vesti komandą pirmyn ir palaikyti ją visais neaiškumo momentais.
Dažniausiai, sėkmingas pokyčių suvaldymas = sėkmingas ERP projektas.
Ieškote patyrusių Odoo ERP diegimo partnerių?
Kadangi Jūsų dienotvarkė ir taip yra įtempta su pokyčių valdymu, leiskite mums pasirūpinti technine projekto dalimi. Kaip oficialūs „Odoo“ diegimo partneriai, turime sertifikuotų specialistų komandą, pasirengusią padėti visais ERP klausimais.
Mūsų visapusiškos paslaugos apima konsultavimą, verslo procesų analizę, Odoo diegimą ir pritaikytų sprendimų programavimą, sistemos mokymus, Odoo palaikymą bei priežiūrą.
Rezervuokite savo pirmąją konsultaciją (nuotolinį susitikimą), kurios metu aptarsime Jūsų individualius sistemos poreikius:
