Mokymo įstaigos, tokios kaip mokyklos, gimnazijos, kolegijos ir universitetai, turi galybę procesų, kuriuos reikia suvaldyti. Dauguma mokyklų šiandien tai daro skaitmeniniu būdu, tačiau dažnai naudoja tarpusavyje nesusijusias sistemas: t.y. pamokų tvarkarasčiai, personalo administravimas, komunikacija su tėvais, renginiai ir mokesčiai būna išsibarstę po kelias atskiras platformas.
Būtent dėl to vis daugiau švietimo įstaigų ieško būdo, kaip šiuos procesus apjungti į vieną platformą, o vienas akivaizdžiausių pasirinkimų yra ERP sistemos, tokios kaip Odoo. Tačiau žinant, kad ji yra sukurta pirmiausia verslo valdymui, natūraliai kyla klausimas – ar ši sistema tinka ir mokykloms?
Su kokiais iššūkiais susiduria švietimo įstaigos?
Nepriklausomai nuo jų dydžio ar tipo, dauguma mokymo įstaigų susiduria su panašiomis problemomis.
Visų pirma, procesų valdymas keliose programose reiškia, kad duomenys apie studentus, mokytojus ir įstaigos finansus yra laikomi keliose skirtingose vietose. Tai dažnai lemia netikslumus ir besidubliuojančią informaciją, kurios tvarkymas taip pat atima daug laiko.
Taipogi, nemažai mokymo įstaigų dar vis vykdo tam tikrus procesus rankiniu būdu, nuo tvarkaraščių sudarymo ir auditorijų planavimo iki finansų valdymo. Automatizacijos trūkumas atima laiko ir resursų, kurių ir taip mokymo įstaigose dažnai trūksta.
Prie pagrindinių iššūkių prisideda ir biudžeto klausimas – daugelis švietimo įstaigų, ypač viešojo sektoriaus, negali sau leisti brangių sistemų su milžinišku bereikalingų funkcijų rinkiniu. Joms reikia ekonomiško sprendimo, kuris leistų įsidiegti tik tas funkcijas, kurios realiai reikalingos šiuo metu, bet tuo pačiu galėtų augti kartu su institucija.
Kas yra Odoo ERP sistema?
Odoo – tai šiuolaikiška verslo valdymo (ERP) sistema, veikianti moduline struktūra. Tai reiškia, kad apskaita, CRM, žmogiškieji ištekliai, projektų valdymas ir t.t. yra instaliuojami kaip atskiri, tačiau tarpusavyje susiję moduliai. To dėka, įstaigos gali pradėti nuo kelių pagrindinių sričių, pavyzdžiui studentų administravimo ir apskaitos valdymo, vėliau prijungiant papildomus modulius, kai poreikiai keičiasi. Odoo taip pat yra atvirojo kodo sistema, turinti neribotas pritaikymo galimybes (tiek adaptuojant standartinius modulius nauju funkcionalumu, tiek, esant poreikiui, kuriant visiškai naujus modulius).
Būtent šis lankstumas ir yra tai, kodėl Odoo tampa vis patrauklesne alternatyva specializuotoms švietimo įstaigų valdymo sistemoms. Institucija moka tik už tai, ko jai iš tikrųjų reikia, o visi procesai integruoti vienoje, saugiai valdomoje aplinkoje su aiškiai apibrėžtomis prieigos teisėmis skirtingoms vartotojų grupėms.
Odoo sistema mokymo įstaigoms
Štai keletas pavyzdžių sričių ir procesų, kuriuos Odoo gali padėti suvaldyti švietimo įstaigose:
- Priėmimas ir registracija: Nuo pirminės studento užklausos iki registracijos patvirtinimo – visas procesas fiksuojamas vienoje sistemoje, o CRM funkcionalumas padeda sekti kandidatų srautą ir nepamesti nė vienos užklausos.
- Tvarkaraščiai ir auditorijų planavimas: Pamokų, dėstytojų ir patalpų priskyrimas valdomas vienoje vietoje ir automatizuojamas, sumažinant tvarkaraščių persidengimų riziką.
- Studentų informacijos administravimas: Centralizuoti akademiniai įrašai, lankomumas ir pažangos duomenys, pasiekiami atitinkamoms vartotojų grupėms.
- Tėvų ir studentų savitarnos portalas: Prieiga prie tvarkaraščių, pažymių ir mokymosi medžiagos be papildomų skambučių ar el. laiškų administracijai.
- Mokytojų darbo krūvio valdymas: Darbo grafikų, atostogų ir kitų personalo procesų administravimas vienoje vietoje su Odoo HR sprendimais.
- Mokėjimai, sutartys ir prenumeratos: Odoo apskaitos sistema leidžia patogiai išrašyti sąskaitas, gauti mokėjimo priminimus, valdyti stipendijas bei nuolaidas – mažiau rankinio darbo ir, to pasekoje, klaidų tikimybė.
- Inventoriaus ir IT įrangos priežiūra: Ūkinių ir techninių išteklių apskaita bei automatiniai priminimai apie įrangos priežiūrą.
- Renginiai, komunikacija ir el. pašto kampanijos: Atvirų durų dienų, priėmimo kampanijų, mokyklos renginių ir vidinės komunikacijos organizavimas.
- Integracija su finansais, pirkimais ir projektais: Ne tik akademinė, bet ir ūkinė bei projektinė institucijos veikla vienoje sistemoje.
- Ataskaitos ir veiklos analizė: Realaus laiko duomenys apie priėmimus ir įstaigos finansinę būklę, padedantys priimti pagrįstus sprendimus.
Prie šio branduolio dažnai jungiamas ir el. mokymosi (eLearning) modulis – kursų medžiagos, testų ir sertifikatų valdymui, ypač aktualus institucijoms, plėtojančioms nuotolinį ar mišrų mokymą.
Sėkmės istorija: Saigon South International School (SSIS)
Odoo vartotojų tarpe yra galybė mokymo įstaigų, veikiančių visame pasaulyje. Jos yra viešai skelbiamos oficialiame Odoo References puslapyje.
Vienas iš tokių pavyzdžių yra Saigon South International School sėkmės istorija. Įsikūrusi 1997-aisiais metais Vietname, Ho Chi Minh mieste, SSIS yra viena seniausių K-12 tarptautinių mokyklų regione, siūlanti Amerikos standarto išsilavinimą. Įstaigoje mokosi apie 1600 studentų ir dirba 400 mokytojų bei darbuotojų.
Iki Odoo sistemos, SSIS savo procesus valdė rankiniu būdu, pagrinde naudodamiesi Excel lentelėmis. Tai lėmė dažnas klaidas ir išsibarsčiusią informaciją, taip pat nebuvo galimybių atnaujinti ataskaitas realiuoju laiku. Įstaiga taip pat ieškojo būdų sklandžiai valdyti visus kintamuosius veiksnius, tokius kaip pasirenkamosios paslaugos su skirtingais mokesčių katalogais, studijų nuolaidos ir valstybinių stipendijų lėšų valdymas. Jie norėjo ugdymo įstaigos valdymo sistemos, kuri būtų galinga ir centralizuota, tačiau kartu pakankamai lanksti, kad atitiktų unikalius jų veiklos procesus.
Saigon South International School įsidiegė Odoo, kartu su tokiais moduliais kaip Pardavimai, CRM, Pirkimai, Išlaidos ir Personalo Valdymas. Ši sistema mokyklai leido automatizuoti švietimo mokesčių valdymą, efektyviau tvarkyti kompleksinius (kintamuosius) procesus bei patogiau valdyti išlaidas ir biudžetą. Viso to dėka, įstaiga taip pat optimizavo ne vieną procesą:
- Sąskaitų faktūrų kūrimo laikas sumažėjo nuo 2 val. Iki 10-15 min.
- Vidutinis mokėjimo ciklas sutrumpejo nuo 16 dienų iki 12 dienų.
- Priėmimų procesas tapo daug skaidresniu.
Skaitykite pilną Saigon South International School sėkmės istoriją čia.
Ar Odoo sistema tinka Jūsų švietimo įstaigai?
Odoo yra viena lanksčiausių ERP sistemų rinkoje, tinkanti tiek mažoms, tiek didelėms organizacijoms. Jos sprendimai gali būti pritaikyti pačioms įvairiausioms industrijoms, tame tarpe ir švietimo įstaigoms, su įvairiais poreikiais. Mažai mokyklai gali pakakti vos kelių pagrindinių modulių, o dideliam universitetui ar kolegijų tinklui gali prireikti kompleksinių, pritaikytų sprendimų.
Tačiau, kad tikrai išsiaiškintume, ar Odoo sistema tinka Jūsų švietimo įstaigai bei biudžetui, pirmiausia reikėtų apsibrėžti Jūsų unikalius procesus, kurie šiuo metu kelia daugiausia iššūkių. Kviečiame registruotis nemokamai konsultacijai, kurios metu aptarsime Jūsų poreikius ir atsakysime į Jums rūpimus klausimus!
Registruotis nemokamai konsultacijai
Registruotis nemokamai konsultacijai
