Klausimas „kiek kainuoja verslo valdymo sistema?“ yra toks, į kurį sunku pateikti vieną, konkretų atsakymą. Skirtingai nei perkant įrangą su fiksuota kaina, ERP sistemos įsigijimo kaštai susideda iš kelių skirtingų veiksnių: kokią programinę įrangą pasirinksite, kokių darbų prireiks ją paruošti, kas juos atliks ir kokios bus nuolatinės išlaidos.
Tad, sąžiningas atsakymas į šį klausimą yra „tai priklauso“. Tačiau suprantame, kad toks atsakymas nėra labai naudingas, todėl šiame straipsnyje išskaidysime pagrindines ERP sistemos kainą sudarančias dalis ir aptarsime, kas jas gali didinti arba mažinti.
Licencijos: mokestis už pačią programinę įrangą
Licencijų kaina dažniausiai yra pirmasis skaičius, į kurį atkreipiamas dėmesys, nes jį yra lengviausia palyginti tarp skirtingų tiekėjų. Dažniausiai ERP programinė įranga yra licencijuojama dviem pagrindiniais būdais: pagal neterminuotą licenciją, kai iš karto sumokate didelę sumą ir tampate programinės įrangos savininku (neskaitant nuolatinių priežiūros mokesčių), arba pagal prenumeratos modelį, kai mokate kas mėnesį ar kasmet, paprastai už kiekvieną naudotoją. Prenumeratos arba SaaS (Software as a Service) kainodara yra populiaresnė, yapč tarp mažų ir vidutinių įmonių, kadangi kaina paskirstoma kas mėnesį, o į ją dažnai įeina ir saugumo naujinimai bei reguliarūs programinės įrangos papildymai.
Svarbu ir tai, kad licencijų kainos įvairiose ERP sistemose gali gerokai skirtis. Palyginę 10 populiariausių debesijos pagrindu veikiančių ERP sistemų radome, kad kainų svyravimas tarp jų yra itin didelis (nuo maždaug 20 € per mėnesį už naudotoją iki kelių šimtų eurų). Kai kurie tiekėjai dar prieš pridedant pirmąjį naudotoją taiko fiksuotą mėnesinį platformos mokestį, todėl svarbu atkreipti dėmesį į smulkųjį šriftą. Odoo verslo valdymo sistema nuosekliai patenka tarp ekonomiškiausių pasiūlymų rinkoje (kainas savo regione galite pasitikrinti čia).
Žinoma, pigiausia licencija ne visada yra geriausias ilgalaikis pasirinkimas. Verta palyginti jos kainą su tuo, kas į ją iš tikrųjų įeina ir ar tai atitinka Jūsų specifinius verslo poreikius.
Verslo valdymo sistemos diegimas
Daugumai įmonių licencija sudaro mažesniąją lygties dalį. Licencijos ir visų kitų sistemos paleidimui reikalingų išlaidų suma (angliškai žinoma kaip "the total cost of ownership") leidžia susidaryti kur kas tikslesnį vaizdą.
ERP diegimas – tai programinės įrangos konfigūravimas pagal Jūsų unikalius verslo procesus, duomenų perkėlimas, viso sprendimo testavimas ir komandos paruošimas prieš paleidimą. Būtent čia dažnai nueina didžioji ERP biudžeto dalis. Įmonės paprastai kreipiasi į programinės įrangos partnerį, kuris teikia visas šias paslaugas.
Tačiau ERP diegimo projekto kainą lemia keli skirtingi veiksniai:
- Kiek skyrių ar modulių apima projektas: t.y. ar Jums reikia tik CRM ir apskaitos, ar taip pat gamybos, atsargų valdymo ir kitų modulių?
- Kiek standartinė sistemos versija jau atitinka Jūsų dabartinius verslo procesus?
- Ar verslo procesai yra sudėtingi (paprasta verslo struktūra ar kelių dukterinių įmonių apjungimas)?
- Kokia yra duomenų, kuriuos reikia perkelti iš senosios sistemos ar skaičiuoklių, apimtis ir kokybė?
Diegimo etape išlaidos taip pat gali netikėtai išaugti – tai viena dažniausių baimių, susijusių su ERP sistemomis. To priežastis dažniausiai būna netinkamai įvertinti poreikiai prieš pradedant projektą arba netinkamai apibrėžta projekto apimtis.
Individualūs pritaikymai: ten, kur biudžetas išauga labiausiai
Yra didelis skirtumas tarp ERP sistemos konfigūravimo pagal Jūsų verslo poreikius bei individualaus pritaikymo (angl. customizing). Konfigūravimas – tai nustatymų, darbo eigų ir laukų koregavimas ir automatizavimas, neperžengiant to, ką standartinė programos versija jau siūlo. Individualus pritaikymas, priešingai, reiškia specialaus kodo programavimą, kad sistema atliktų tai, kam iš pradžių nebuvo skirta. Būtent čia ERP biudžetai gali išaugti itin greitai.
Svarbu suprasti, kad problema nėra pačiuose individualiuose sprendimuose. Kartais jų tikrai prireikia: jie gali būti ypač naudingi kai versle naudojami unikalūs procesai arba kai reikia atitikti konkrečius teisės aktus. Problemos atsiranda tada, kai individualūs sprendimai tampa pirmuoju pasirinkimu, o ne paskutiniu (t.y. juos reikėtų naudoti tik tada, kai standartinė programinė įranga šių poreikių nepadengia).
Be pradinių programavimo išlaidų, stipriai pritaikytas sistemas taip pat yra brangiau ir prižiūrėti, kadangi kiekvienas būsimas programinės įrangos atnaujinimas turi būti patikrintas su individualiu kodu (o kartais tas kodas turi būti net iš naujo perrašytas). Tad, pritaikyti sprendimai gali atnešti ir nemažų ilgalaikių išlaidų.
Talpinimas ir infrastruktūra: debesija ar nuosavi serveriai
Tai, kur talpinama Jūsų ERP sistema, taip pat daro įtaką bendrai kainai. Nuosavuose serveriuose (angl. on-premise) veikiančioms sistemoms reikia įsigyti ir prižiūrėti savus serverius, rūpintis saugumo atnaujinimais ir atsarginėmis kopijomis bei, dažnai, dar ir turėti nuosavą IT komandą, kuri viską prižiūrėtų. Tai gali virsti nemažomis nuolatinėmis išlaidomis. Debesyje talpinama ERP sistema šią atsakomybę perkelia tiekėjui – tai viena pagrindinių priežasčių, kodėl vis daugiau įmonių renkasi debesijos pagrindu veikiančias verslo valdymo sistemas.
Odoo siūlo kelis skirtingus talpinimo pasirinkimus: Odoo Online (visiškai debesijoje esanti prenumerata); Odoo.sh (labiau į programuotojus orientuota platforma); atvirojo kodo Community versija, kurią galima nemokamai atsisiųsti ir talpinti savo infrastruktūroje, tačiau visos prieglobos, saugumo ir priežiūros išlaidos tuomet tenka Jums ir Jūsų IT komandai.
Mokymai ir pokyčių valdymas: sistemos įsisavinimo kaina
Kai kurios įmonės mokymus laiko „minkštąja“ išlaidų dalimi, tačiau jie gali turėti realios įtakos biudžetui – tiek dėl oficialiems mokymams skiriamo laiko, tiek dėl neišvengiamo produktyvumo sumažėjimo, kol komanda pripranta prie naujų darbo įrankių. Didžiausią grąžą iš ERP investicijos dažniausiai gauna tos įmonės, kurios tam tinkamai planuoja biudžetą, o ne palieka tai vėlesniam laikui.
Kuo labiau nauji procesai skiriasi nuo senųjų, prie kurių komanda buvo pripratusi daug metų, tuo pokyčių suvaldymas yra sudėtingesnis ir, to pasekoje, atima daugiau laiko bei resursų. Tačiau, yra keletas dalykų, kurie padeda šias išlaidas padaryti nuspėjamesnes:
- Skyrių vadovų ir galutinių naudotojų įtraukimas nuo pat pradžių, o ne sistemos pristatymas kaip jau priimto sprendimo;
- Etapinis diegimas vietoje vienkartinio paleidimo visoje organizacijoje;
- Specialiai skirtas praktinių mokymų laikas prieš paleidimą, o ne skubotas jų „įspraudimas“ po jo.
Daugiau informacijos bei patarimų apie pokyčių valdymą ERP diegimo projektuose galite rasti šiame straipsnyje.
Integracijos, lokalizacija ir papildomi moduliai
Nors ERP sistema centralizuoja viską, ko reikia patogiam verslo valdymui, dažnai įmonėms vis tiek prireikia sąsajų su kitomis, trečiųjų šalių programomis (pvz., POS aparatais, kurjerių tarnybos API, tam tikros šalies mokesčių ar deklaracijų portalais ir t.t.). Verslo valdymo sistemos integracija arba jungčių kūrimas su trečiųjų šalių programomis taip pat didina bendrą sistemos įsigijimo kainą.
Vienas toks pavyzdys yra sprendimai tam tikros šalies lokalizacijai. Pavyzdžiui, Lietuvoje, įmonėms dažnai reikia specialių įrankių, kad sistemoje galima būtų vesti apskaitą pagal valstybinius reikalavimus ir verslo apskaitos standartus (VAS). Būtent todėl Via laurea sukūrė apskaitos modulių rinkinį, skirtą Lietuvos lokalizacijai Odoo sistemoje, kurį galima įsigyti už fiksuotą kainą. Tačiau, jei nuspręsite tokius modulius ar jungtis programuoti nuo nulio, tokia investicija kainuos gerokai daugiau.
Nuolatinis palaikymas ir priežiūra
Po ERP įdiegimo reikia atsižvelgti ir į nuolatines išlaidas, tokias kaip palaikymas ir priežiūra. Tai apima klaidų taisymą, techninę pagalbą, naudotojų administravimą ir reguliarius programinės įrangos atnaujinimus bei tęsiasi tiek laiko, kiek naudojate šią sistemą. Todėl verta iš anksto pasiteirauti Jūsų pasirinkto sistemos diegimo partnerio, kiek tai kainuos ateityje ir kas bus įtraukta į kainą (pvz., migracija į naujas sistemos versijas dažniausiai į palaikymo kainą neįeina).
Apskaičiuokime Jūsų ERP sistemos diegimo projekto kaštus drauge
Tikroji ERP kaina – tai visų anksčiau aptartų dalių suma: licencijos, diegimas ir vystymas, duomenų migracija, talpinimo paslaugos, mokymai, integracijos ir nuolatinis palaikymas. Mažam ar vidutiniam verslui, su minimaliais poreikiais ir gan nesudėtingais procesais, bendra suma gali būti santykinai nedidelė; didelei organizacijai, su kompleksine arba kelių įmonių veikla bei gausiu individualių sprendimų poreikiu, projektas atsieis gerokai daugiau.
Kaip oficialūs Odoo partneriai, Via laurea teikia Odoo diegimo ir programavimo, palaikymo, priežiūros ir mokymų paslaugas bei lietuviškos apskaitos modulius Odoo sistemoje. Užsiregistruokite pirmam susitikimui, kurio metu aptarsime Jūsų individualius verslo poreikius ir paprašysime užpildyti Jūsų veiklos sričiai pritaikytą klausimyną, kuris padės mums apskaičiuoti preliminarų biudžetą Jūsų diegimo projektui.
Registruokitės nemokamai konsultacijai
