Ieškant tinkamos personalo valdymo sistemos įmonei, rinkoje šiandien galima rasti dešimtis skirtingų sprendimų – nuo darbuotojų atrankų valdymo įrankių iki personalo apskaitos programų. Vieni sprendimai atlieka tik vieną specifinę funkciją, kiti žada apimti visus personalo valdymo poreikius, tačiau didžioji dalis HR platformų neturi sąsajų su kitomis įmonėje naudojamomis programomis.
Tad, renkantis personalo valdymo sistemą, verta pažvelgti šiek tiek plačiau nei vien į HR funkcijas. Ilgainiui efektyviausias ir, dažnai, ekonomiškiausias pasirinkimas yra tas, kuris auga kartu su visa įmone, ne tik personalo skyriumi. Būtent apie tokią sistemą ir kalbėsime šiame straipsnyje.
Kas yra personalo valdymo sistemos ir kam jos reikalingos?
Personalo valdymo sistema (arba HR sistema) – tai programinė įranga, skirta automatizuoti ir centralizuoti visus su darbuotojais susijusius procesus: nuo kandidatų atrankos ir įdarbinimo iki atostogų, darbo laiko apskaitos ir dokumentų valdymo. Vietoje to, kad informacija būtų išmėtyta po Excel lenteles ar popierinius dokumentus, personalo valdymo programa sutelkia viską vienoje vietoje – prieinamoje tiek HR specialistams, tiek vadovams, tiek patiems darbuotojams (pagal nustatytus vartotojo leidimus).
Kada įmonėje atsiranda poreikis HR sistemai?
Paprastai, įmonės pajaučia personalo valdymo sistemos poreikį kai komanda sparčiai auga. Kol įmonėje dirba keletas žmonių, žmogiškųjų resursų procesus dažnai pavyksta suvaldyti rankiniu būdu. Tačiau, kai darbuotojų skaičius peržengia keliolikos ar net keliasdešimties ribą, atsiranda vis daugiau atostogų prašymų, sutarčių, vertinimų ir kitų procesų, kuriuos tvarkyti be HR sistemos tampa ne tik sudėtinga, bet ir rizikinga.
Pavyzdžiui, dokumentai vis dažniau pasimeta, sutartys nėra pratęstos laiku, pražiobsoti svarbūs terminai… Būtent tada įmonės pradeda ieškoti sprendimo, kuris sumažintų administracinę naštą bei leistų HR komandai skirti daugiau laiko strateginiams, o ne rutininiams darbams.
Kokias funkcijas turėtų apimti gera personalo valdymo programa?
HR sistemų yra įvairių – specializuota personalo valdymo programa dažniausiai yra orientuota į darbuotojų informacijos bei dokumentų ir sutarčių valdymą, o personalo apskaitos programa skirta būtent atlyginimų ir išmokų skaičiavimui.
Iš tiesų naudinga ir ilgalaikė HR programa turėtų apimti visą darbuotojo gyvavimo ciklą įmonėje:
- Įdarbinimas (darbuotojų atrankos) – Galimybė skelbti laisvas darbo vietas, rinkti ir vertinti kandidatūras bei valdyti visus atrankos etapus vienoje sistemoje.
- On-boarding'as – Naujo darbuotojo adaptacijos proceso automatizavimas: reikalingų dokumentų, įrangos, mokymų ir supažindinimo su komanda organizavimas per pirmąsias darbo savaites.
- Darbo laikas ir atostogos – Darbo valandų, viršvalandžių ir grafikų apskaita, integruota su atostogų ir atlyginimų skaičiavimu.
- Veiklos vertinimas – Periodinių pokalbių, tikslų kėlimo ir progreso stebėjimo įrankiai, padedantys objektyviai vertinti darbuotojų augimą.
- Off-boarding'as – Iš darbo išeinančio darbuotojo išlydėjimo procesas, užduočių ir informacijos perdavimas kitiems komandos nariams, prieigos prie įmonės duomenų nuėmimas, galutinės išmokos ir komunikacija.
Kuo daugiau reikalingų funkcijų HR sistema apima, tuo mažiau reikia papildomų, tarpusavyje nesusietų įrankių ir tuo nuoseklesnis tampa visas personalo valdymo procesas.
Odoo: personalo valdymo sistema ir ne tik
Odoo – tai modulinė verslo valdymo (ERP) sistema, kurią sudaro dešimtys tarpusavyje susietų aplikacijų: nuo apskaitos ir pardavimų iki sandėlio valdymo ir gamybos. Vienas iš šių modulių, žinoma, yra ir personalo valdymas, kuris veikia kaip pilnavertė HR sistema.
Odoo personalo valdymo funkcionalumas
- Kandidatų ir įdarbinimo proceso valdymas: laisvų pozicijų skelbimas, kandidatūrų rinkimas, atrankos etapų sekimas ir komunikacija su kandidatais vienoje sistemoje.
- Darbuotojų adaptacijos proceso valdymas: automatizuoti on-boarding planai su užduotimis, priminimais ir atsakingais asmenimis, kad naujas darbuotojas greičiau įsilietų į komandą.
- Darbuotojų veiklos vertinimas: tikslų, veiklos ir periodinių vertinimų valdymas, leidžiantis sistemingai stebėti darbuotojų pažangą ir planuoti tolesnį vystymąsi.
- Duomenų valdymas (darbuotojo asmens kortelė): darbuotojų profiliai, kontaktai, pareigos, kompetencijos, skyrius, sutartys ir dokumentai, sutelkti į vieną, lengvai pasiekiamą darbuotojo kortelę.
- Darbo laiko apskaita: darbo laiko registravimas ir stebėjimas, integruotas su projektų, atlyginimų ir tvirtinimo procesais.
- Atostogų valdymas: atostogų ir kitų nebuvimų prašymai bei tvirtinimas, automatiškai atsispindintys darbo grafikuose ir kalendoriuose.
- Darbuotojų išlaidų valdymas: komandiruočių ir kitų su darbu susijusių išlaidų registravimas, tvirtinimas ir apskaita.
- Vidinis komunikacijos kanalas – visų skyrių bendravimas tiesiogiai sistemoje, kur darbuotojai patys gali peržiūrėti savo duomenis, teikti prašymus ir gauti įmonės naujienas.
Tačiau, skirtingai nei atskiri, tik personalo valdymui skirti įrankiai, Odoo yra pilnai integruota su kitais įmonės skyriais ir procesais. Tai reiškia, kad visą įmonės veiklą galima valdyti vienoje vietoje, nesukuriant komandų atskirties, o duomenys tarp skyrių keliauja automatiškai, ne perkeliami rankiniu būdu iš vienos sistemos į kitą.
Ką dar galima valdyti Odoo sistemoje?
Odoo yra verslo valdymo sistema, integruojanti visus reikalingus verslo procesus vienoje vietoje. Be personalo valdymo sistemos, joje taip pat galimas:
- Pardavimų valdymas (CRM) – klientų santykių valdymas ir pardavimų galimybių administravimas, pasiūlymų, užsakymų ir sąskaitų kūrimas bei progreso sekimas.
- Projektų valdymas – užduočių ir projektų kūrimas ir planavimas, būsenų ir terminų sekimas, resursų ir komandų darbo krūvio valdymas.
- Apskaitos valdymas – buhalterinė apskaita, darbo užmokestis, valstybinės ataskaitos ir mokesčių administravimas.
- Pirkimų valdymas – tiekėjų ir pirkimo užsakymų administravimas, automatiniai pirkimų pasiūlymai, biužeto planavimas ir ataskaitos.
- Sandėlio valdymas (inventorius) – atsargų judėjimas, inventorizacija, komplektavimo operacijos, MIN/MAX taisyklės ir realaus laiko dinaminės ataskaitos.
- Gamybos valdymas – planiniai arba automatiniai gamybos užsakymai, pilnas produktų atsekamumumas, automatizuoti žaliavų užsakymai ir kokybės kontrolė.
- Rinkodaros kampanijų valdymas – el. laiškų ir SMS kampanijos, socialinių tinklų administravimas, renginiai, veiksmų automatizavimas.
- POS sistema – privalomos kompiuterizuoto kasos aparato funkcijos, marketingo įrankiai (nuolaidos, dovanų korteles, t.t.), realaus laiko sąsaja su pardavimais ir sandėliu.
Kuo naudingas visų įmonės procesų apjungimas vienoje vietoje?
Praktikoje, integracija tarp personalo valdymo sistemos ir kitų verslo procesų leidžia automatizuoti ir optimizuoti didelę dalį verslo veiklos. Pavyzdžiui, bet kurio skyriaus darbuotojui dirbant su skirtingais projektais ir užduotimis yra lengva registruoti savo darbo laiką, tiesiog pradedant ir sustabdant sistemoje esantį laikmatį. Šis laikas iš karto, realiuoju laiku, atsispindi ir apskaitos modulyje bei ataskaitose, tad nieko rankiniu būdu vesti nebereikia.
Dėka šios centralizacijos, procesai tampa daug efektyvesni, o darbuotojų produktyvumas auga, kadangi mažiau laiko yra iššvaistoma rankiniam darbui. Taip pat, kai visa informacija tarp skyrių keliauja automatiškai ir realiuoju laiku, gerokai sumažėja klaidų ir dubliuotų duomenų tikimybė. Tuo tarpu vadovai mato visą įmonės vaizdą vienoje vietoje, tad gali priimti informuotus verslo sprendimus.
Be to, viena verslo valdymo sistema dažniausiai yra ekonomiškesnis sprendimas nei daug atskirų sistemų, nes kiekviena nauja programa reikalauja atskirų licencijų, diegimo, palaikymo ir pan. Su Odoo, visi standartiniai moduliai jau yra įtraukti į licencijos kainą, tuo pačiu ir HR programa.
Kam tinkama Odoo verslo valdymo sistema?
Atvirojo kodo sistema Odoo yra itin lanksti, tad tinka įvairaus dydžio bei industrijų įmonėms.
Mažo ir vidutinio dydžio įmonės gali pradėti nuo joms svarbiausių sprendimų, su laiku plečiant sistemos funkcionalumą kai poreikiai keičiasi. Tuo tarpu didelės organizacijos, įskaitant įmonių grupes, gali pilnai integruoti visus savo procesus vienoje vietoje bei pritaikyti Odoo funkcionalumą savo unikaliems procesams.
Kalbant apie pramonės šakas, Odoo taip pat galima adaptuoti pačioms įvairiausioms industrijoms, įskaitant gamybą, mažmeninę ir didmeninė prekybą, paslaugas, logistiką ir sandėliavimą, statybų sektorių, žemės ūkį, mokymo įstaigas ir daugiau.
Šiuo metu, Odoo turi daugiau nei 28 milijonus vartotojų visame pasaulyje, tarp kurių yra ir visiems gerai žinomų prekių ženklų, tokių kaip Toyota ir Danone.
Kalbant apie pramonės šakas, Odoo taip pat galima adaptuoti pačioms įvairiausioms industrijoms, įskaitant gamybą, mažmeninę ir didmeninė prekybą, paslaugas, logistiką ir sandėliavimą, statybų sektorių, žemės ūkį, mokymo įstaigas ir daugiau.
Šiuo metu, Odoo turi daugiau nei 28 milijonus vartotojų visame pasaulyje, tarp kurių yra ir visiems gerai žinomų prekių ženklų, tokių kaip Toyota ir Danone.
Norite pamatyti, kaip Odoo veiktų Jūsų įmonėje?
Jei ieškote personalo valdymo sistemos, kuri augtų kartu su Jūsų verslu ir apimtų ne tik HR programą, bet ir visus kitus įmonės procesus, kviečiame nemokamai Odoo konsultacijai.
Via laurea yra oficialūs, sertifikuoti Odoo partneriai Lietuvoje, teikiantys Odoo diegimo, vystymo, priežiūros ir palaikymo paslaugas. Taip pat esame sukūrę lietuviškos apskaitos modulių rinkinį Odoo sistemoje, atitinkantį Lietuvos verslo apskaitos ir darbo užmokesčio standartus.
Štai kaip atrodo mūsų procesas:
1. Pirmos konsultacijos metu susipažinsime su Jūsų įmone bei aptarsime Jūsų specifinius poreikius.
2. Sekančiu žingsniu, paprašysime užpildyti Jūsų industrijai pritaikytą klausimyną ir problematikos dokumentą.
3. Išanalizavę Jūsų pateiktą informaciją, pateiksime preliminarų komercinį pasiūlymą.
4. Jei mūsų siūlomi sprendimai ir biudžetas Jus tenkins, Jums paruošime individualią Odoo DEMO prezentaciją, kuri leis gyvai išvysti, kaip Odoo sistema padengia Jūsų poreikius.
5. Sudėliojus galutinius taškus, pasirašome sutartį ir startuojame!
Išsirinkite tinkamiausią datą ir laiką pirmai konsultacijai čia:
Registruotis konsultacijai
